Sau đây là những điều quý vị có thể làm để nắm bắt diễn biến của cuộc họp:

• Đưa một người theo cùng quý vị để giúp viết ghi chú và giúp quý vị theo dõi diễn biến.
• Chuẩn bị trước cuộc họp (Xem Thông Tin Trợ Giúp Lập Kế Hoạch IPP trong Phụ Lục I).
• Yêu cầu trung tâm khu vực mang theo giá đỡ kèm giấy khổ lớn, bút dạ và băng dính. Nhờ một người viết ghi chú trên giấy khổ lớn và dán những tờ giấy đó lên tường để mọi người có thể xem ghi chú của cuộc họp.
• Nếu quý vị có các đánh giá hoặc báo cáo giúp quý vị nhận dịch vụ quý vị đang yêu cầu, hãy mang theo bản sao đến cuộc họp.

Ngoài ra, vào cuối cuộc họp, trung tâm khu vực phải cung cấp cho quý vị danh sách các dịch vụ và sự hỗ trợ mà cả hai bên đã thống nhất trong cuộc họp.^[1]Mục 4646(g) Danh sách phải nêu:

• thời điểm có thể bắt đầu dịch vụ,
• tần suất quý vị nhận dịch vụ và thời lượng dịch vụ, và
• nhà cung cấp dịch vụ (nếu đã xác định).

Quý vị hoặc người đại diện cho quý vị sẽ cần phải ký vào danh sách các dịch vụ và sự hỗ trợ đã thống nhất trước khi bắt đầu các dịch vụ và sự hỗ trợ đó. Trung tâm khu vực cần phải cung cấp danh sách này bằng văn bản hoặc qua phương tiện điện tử. Danh sách cũng phải được lập bằng ngôn ngữ bản địa của quý vị. Nếu quý vị không đồng ý với các dịch vụ tại cuộc họp IPP, quý vị có thể hoãn việc nhận danh sách sự hỗ trợ và dịch vụ cho đến khi quý vị đồng ý. Trung tâm khu vực phải tổ chức một cuộc họp IPP khác trong vòng 15 ngày (hoặc muộn hơn nếu quý vị muốn) để đạt được thỏa thuận cuối cùng. Đến thời điểm đó, trung tâm khu vực phải cung cấp cho quý vị một danh sách sự hỗ trợ và dịch vụ bằng ngôn ngữ bản địa của quý vị. ^[2]Mục 4646(h)