Các quyết định về những dịch vụ mà quý vị cần và muốn có, người sẽ cung cấp các dịch vụ này và thời điểm cung cấp được đưa ra trong cuộc họp Kế Hoạch Chương Trình Cá Nhân (IPP) của quý vị. Phụ Lục này giải thích:

• Tần suất diễn ra các cuộc họp IPP
• Cách để có cuộc họp IPP,
• Cách chuẩn bị cho cuộc họp IPP của quý vị, và
• Những việc cần làm nếu quý vị không nhận được các dịch vụ mà quý vị cần.

Khi nào cuộc họp IPP của tôi diễn ra?

Nếu quý vị là khách hàng mới của trung tâm khu vực, trung tâm khu vực phải phát triển IPP của quý vị trong vòng 60 ngày Nếu quý vị không nhận được tin tức gì từ trung tâm khu vực trong vòng 2 tuần, hãy gọi điện cho họ.

Nếu quý vị đã có IPP, nhưng sắp chuyển tới khu vực trung tâm khu vực mới, hãy yêu cầu cuộc họp chuyển tiếp với cả hai trung tâm khu vực. Trung tâm khu vực mới của quý vị phải tuân theo IPP hiện tại cho đến khi có cuộc họp IPP tiếp theo của quý vị. Nếu IPP hiện tại của quý vị liệt kê các dịch vụ không được cung cấp trong khu vực mới, trung tâm khu vực mới của quý vị phải tổ chức cuộc họp IPP trong vòng 30 ngày và cung cấp các dịch vụ thay thế cho đến khi đó.

Quý vị sẽ có cuộc họp IPP hàng năm nếu:

• Quý vị nhận các dịch vụ theo Miễn Trừ Dịch Vụ Tại Gia và Cộng Đồng (HCBS) của Medi-Cal, hoặc
• Quý vị sống trong một cơ sở được cấp phép là “Cơ Sở Chăm Sóc Trung Gian” (ICF-DD, ICF-DD/H, ICF-DD/N, ICF-DD/CN).

Với tất cả những trường hợp khác, cuộc họp IPP sẽ diễn ra một lần mỗi ba năm, trừ khi nhu cầu của quý vị thay đổi hoặc quý vị yêu cầu cuộc họp.

Khi nào tôi nên yêu cầu cuộc họp IPP?

Quý vị hãy yêu cầu cuộc họp IPP bất kỳ khi nào:

• Nhu cầu của quý vị thay đổi
• Thành tích của quý vị khiến quý vị sẵn sàng sử dụng dịch vụ mới
• Quý vị cần một dịch vụ mới hoặc dịch vụ khác
• Quý vị cần trợ giúp từ trung tâm khu vực để nhận tiền mặt hoặc dịch vụ từ một cơ quan khác.

Khi quý vị yêu cầu dịch vụ hoặc trợ giúp từ trung tâm khu vực thì chính là quý vị đang yêu cầu thay đổi IPP của quý vị để thêm dịch vụ hoặc trợ giúp mà quý vị yêu cầu. Nếu quý vị yêu cầu cuộc họp IPP, cuộc họp này phải diễn ra trong vòng 30 ngày.

Tôi có thể yêu cầu Cuộc Họp IPP bằng cách nào?

Quý vị có thể:

• Gọi điện hoặc viết thư cho điều phối viên dịch vụ của quý vị và yêu cầu cuộc họp hoặc thay đổi IPP của quý vị. Nếu quý vị muốn có một dịch vụ, hãy nói đến dịch vụ mà quý vị muốn khi gọi điện hoặc viết thư. Đôi khi các trung tâm khu vực đồng ý cung cấp hoặc thanh toán cho dịch vụ mà không cần có cuộc họp IPP. Nếu trường hợp này xảy ra, hãy yêu cầu trung tâm khu vực thêm dịch vụ đó vào IPP của quý vị và gửi cho quý vị một bản sao.
• Nhờ gia đình hoặc bạn bè giúp quý vị viết thư yêu cầu cuộc họp IPP.
• Gửi thư này đến Trung Tâm Khu Vực hoặc Điều Phối Viên Dịch Vụ của quý vị.

Dưới đây là các ví dụ:

Kính gửi Trung Tâm Khu Vực:

Tôi muốn bắt đầu làm việc và kiếm tiền. Tôi muốn có cuộc họp IPP về sự trợ giúp cần thiết để tôi làm việc.

Hoặc:

Kính gửi Trung Tâm Khu Vực:

Tôi muốn học cách sử dụng xe buýt để đi từ nhà tôi đến sân bowling. Tôi muốn IPP của mình có thêm dịch vụ này.

Hoặc:

Kính gửi Trung Tâm Khu Vực:

Tôi cần sự trợ giúp vì Sở An Sinh Xã Hội đang xem xét SSI của tôi. Tôi muốn IPP của mình nêu rõ trung tâm sẽ trợ giúp tôi duy trì SSI.

Tôi nên làm gì trước khi đến Cuộc Họp IPP của mình?

1. Nắm Rõ Mục Đích Của Quý Vị. Sử dụng Thông Tin Trợ Giúp Lập Kế Hoạch IPP trong Phụ Lục J và K hoặc các ấn phẩm trong Chương 4 để giúp quý vị cân nhắc về các mục đích của mình. Mục đích có thể là nơi quý vị muốn sống và việc quý vị muốn làm mỗi ngày. Các Thông Tin Trợ Giúp Lập Kế Hoạch IPP sẽ giúp quý vị xác định những dịch vụ và sự hỗ trợ cần thiết để quý vị đạt được mục đích.
2. Đánh Giá IPP Hiện Tại Của Quý Vị. Cân nhắc về các dịch vụ và sự hỗ trợ quý vị nhận hiện tại. Trao đổi với gia đình, bạn bè và người bênh vực để giúp quý vị điền vào thông tin trợ giúp lập kế hoạch hoặc lập danh sách của riêng quý vị. Tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
3. Quý vị có muốn duy trì một số hoặc tất cả các dịch vụ mà quý vị đang nhận hiện tại không?
4. Quý vị không còn cần một số dịch vụ quý vị đang nhận hiện tại phải không?
5. Quý vị có cần các dịch vụ khác không?
6. Quý vị có muốn thay đổi người cung cấp dịch vụ không?
7. Quý vị có muốn thay đổi nơi đang sống không?
8. Có dịch vụ nào từ các cơ quan khác mà quý vị cần trung tâm khu vực trợ giúp nhận hoặc duy trì không?
9. Báo cho trung tâm khu vực về dịch vụ quý vị muốn có hiện tại.

Báo cho trung tâm khu vực trước cuộc họp về dịch vụ quý vị sẽ yêu cầu. Theo đó, trung tâm khu vực có thể sẵn sàng quyết định tại cuộc họp của quý vị. Yêu cầu trung tâm khu vực cử một người ra quyết định có mặt tại cuộc họp của quý vị. Người ra quyết định là người của trung tâm khu vực, có tiếng nói đại diện cho trung tâm khu vực và có thể đồng ý hoặc từ chối các quyết định về những dịch vụ và sự hỗ trợ dành cho quý vị. Luật quy định rằng người ra quyết định của trung tâm khu vực phải có mặt trong cuộc họp IPP đưa ra các quyết định cuối cùng về những dịch vụ và sự hỗ trợ.

Quý vị có thể sử dụng thư mẫu trong Phụ Lục N để viết thư cho trung tâm khu vực. Thư của quý vị cần bao gồm:

• Thông Tin Trợ Giúp Lập Kế Hoạch IPP hoàn chỉnh của quý vị
• Danh sách các dịch vụ quý vị nhận hiện tại
• IPP mới nhất kèm các thay đổi quý vị muốn
• Yêu cầu của quý vị về người ra quyết định

Dưới đây là thư mẫu:

Kính gửi Trung Tâm Khu Vực:

Đây là Thông Tin Trợ Giúp Lập Kế Hoạch Cuộc Họp IPP đã điền của tôi. Tôi thực sự muốn học cách sử dụng máy tính. Vui lòng yêu cầu Becky của Chương trình ban ngày đến cuộc họp IPP của tôi.
Vui lòng cử một người ra quyết định có mặt tại cuộc họp IPP của tôi.

Tôi nên đề nghị những người nào tham gia Nhóm Lập Kế Hoạch IPP của mình?

Quý vị có thể mời bất kỳ ai mà quý vị muốn họ tham gia nhóm lập kế hoạch IPP. Hãy đề nghị người quen và người có thể trợ giúp quý vị tham gia nhóm này trong cuộc họp. Quý vị có thể mời gia đình của mình, người từ nơi quý vị sống, từ chương trình ban ngày, từ trường của con quý vị hoặc bất kỳ ai khác tham gia nhóm này. Hãy yêu cầu trung tâm khu vực của quý vị mời họ. Những người quý vị mời và những người từ trung tâm khu vực hợp thành nhóm IPP của quý vị.

Lời Khuyên! Một số người bắt đầu tham gia chương trình “thân hữu” trong đó mỗi người trong số họ sẽ đến cuộc họp IPP của người kia để hỗ trợ và đưa ra ý tưởng.

Tôi có thể yêu cầu thông dịch viên có mặt tại cuộc họp IPP của mình không?

Có. Việc giao tiếp trong cuộc họp IPP của quý vị rất quan trọng. Nếu quý vị không nói trôi chảy hoặc không hiểu rõ tiếng Anh, hoặc nếu quý vị cảm thấy thoải mái hơn khi nói một ngôn ngữ khác, hãy yêu cầu thông dịch viên. Trung tâm khu vực phải cung cấp thông dịch viên tại cuộc họp IPP của quý vị. Họ cũng phải biên dịch IPP và các tài liệu khác của quý vị. Phụ Lục T cho quý vị biết cách yêu cầu trung tâm khu vực cung cấp thông dịch viên.

Việc lập kế hoạch tập trung vào con người trong cuộc họp IPP có nghĩa là gì?

IPP hoàn toàn xoay quanh quý vị và các lựa chọn của quý vị. “Tập trung vào con người” có nghĩa quý vị là người quan trọng nhất trong cuộc họp. Cuộc họp này xoay quanh hy vọng của quý vị, những điều quý vị thích và không thích, phương diện quý vị cần được trợ giúp, dịch vụ quý vị muốn có và điều quý vị cho là những dịch vụ và sự hỗ trợ quan trọng nhất cần được đưa vào IPP của quý vị. Cuộc họp này không liên quan đến các dịch vụ có thể có sẵn trong tương lai hoặc thường được cung cấp cho những người như quý vị.

Mọi người tại cuộc họp nên làm việc như một nhóm để đưa ra những cách nhằm đạt được mục đích và mơ ước của quý vị. Họ cần dành thời gian để đảm bảo quý vị hiểu rõ mọi điều. Nhóm phải lắng nghe ý tưởng của mọi người. Đừng ngại đặt câu hỏi hoặc đề nghị mọi người nhắc lại điều gì đó. Câu hỏi của quý vị sẽ giúp mọi người trong cuộc họp hiểu rõ lựa chọn và nhu cầu của quý vị.

Làm thế nào để tôi có được cuộc họp IPP giá trị nhất?

Đảm bảo người ra quyết định có mặt tại cuộc họp của quý vị. Đôi khi, nhóm lập kế hoạch sẽ chỉ “đề xuất tài trợ” cho các dịch vụ và báo cho quý vị biết người khác sẽ đưa ra quyết định thực tế về việc có thêm những dịch vụ đó vào IPP của quý vị hay không. Trung tâm khu vực có thể nói rằng ủy ban POS (Mua Dịch Vụ) hoặc ủy ban khác phải phê duyệt yêu cầu của quý vị. Quý vị có quyềnhọp với người có thể đồng ý hoặc từ chối yêu cầu của quý vị.

Trừ khi người ra quyết định có mặt tại cuộc họp, không người nào trong cuộc họp có thể đồng ý hoặc từ chối dịch vụ được đưa vào IPP của quý vị. Ngay khi cuộc họp bắt đầu, đảm bảo rằng một người của trung tâm khu vực là “người ra quyết định” – người có thể đồng ý hoặc từ chối một dịch vụ khi quý vị họp với trung tâm khu vực. Nếu người ra quyết định vắng mặt, trung tâm khu vực phải có cuộc họp thứ hai trong vòng 15 ngày (trừ khi quý vị đồng ý thời gian dài hơn) có mặt người ra quyết định. Quý vị vẫn có thể nói về những dịch vụ quý vị cần hoặc muốn có. Tuy nhiên, không có quyết định nào được đưa ra.

Ngoài ra hãy nhờ người viết ghi chú trên những tờ giấy lớn gắn lên tường cho mọi người xem. Nhờ họ ghi lại những điều quý vị đã đồng ý và không đồng ý. Sau cuộc họp, người viết ghi chú có thể đọc lại danh sách cho nhóm và đảm bảo mọi người đồng ý với nội dung đã ghi.

Tài liệu IPP hoàn chỉnh là như thế nào?

Tài liệu IPP phải bao gồm:

• mục đích và mục tiêu của quý vị,
• những dịch vụ và sự hỗ trợ quý vị cần và muốn có (loại và số lượng),
• người cung cấp những dịch vụ này (một cơ quan “chung” khác hay một nhà cung cấp cụ thể hoặc kiểu nhà cung cấp) và
• thời điểm bắt đầu dịch vụ.

Nếu dịch vụ không thể bắt đầu ngay vì không có nhà cung cấp hoặc quý vị phải đề nghị Medi-Cal hoặc chương trình sức khỏe trước tiên, IPP của quý vị phải cho biết:

• những bước sẽ được thực hiện để bắt đầu dịch vụ,
• người chịu trách nhiệm cho từng bước,
• khung thời gian hoàn thành từng bước và
• những dịch vụ sẽ được cung cấp trong khi chờ đợi.

Tôi có được nhận bản sao IPP của mình ngay sau cuộc họp không?

Không, nhưng trung tâm khu vực phải cung cấp cho quý vị danh sách các dịch vụ và sự hỗ trợ đã thống nhất ngay sau cuộc họp. Danh sách này có thể ở dạng văn bản hoặc điện tử. Nếu đã được xác định, danh sách này cũng phải bao gồm ngày bắt đầu, tần suất và thời lượng, cùng với nhà cung cấp các dịch vụ và sự hỗ trợ.

Khi nào tôi nên ký vào IPP (hoặc danh sách các thỏa thuận đạt được) trong cuộc họp?

IPP mà quý vị ký phải liệt kê mục đích và mục tiêu của quý vị, các dịch vụ hỗ trợ quý vị đạt các mục tiêu đó, người sẽ cung cấp dịch vụ và thời điểm bắt đầu dịch vụ. Nếu trung tâm khu vực không viết toàn bộ IPP tại cuộc họp, quý vị nên viết tay một danh sách các thỏa thuận để mọi người có thể ký vào danh sách này. Mang bản sao danh sách có chữ ký về nhà quý vị. Sau đó, trung tâm khu vực có thể đánh máy danh sách này trên biểu mẫu mà trung tâm sử dụng cho IPP và gửi đến quý vị.

Quan Trọng: Không ký vào giấy tờ nêu rằng quý vị đồng ý với Kế Hoạch Đề Xuất.

Quý vị có thể đồng ý với một số phần của IPP và không đồng ý với các phần khác. Chỉ những phần trong IPP mà quý vị đồng ý mới có thể được thực hiện. Nếu quý vị bị từ chối một dịch vụ mới mà quý vị muốn có và một dịch vụ thay thế được ghi vào IPP của quý vị, quý vị có thể không đồng ý hoặc đồng ý tạm thời. Dưới đây là một số ví dụ về những câu quý vị có thể viết:

Tôi không đồng ý với quyết định từ chối [dịch vụ đã yêu cầu]. Tôi đồng ý chấp nhận [dịch vụ thay thế] trong khi cố gắng có được [dịch vụ đã yêu cầu]. Vui lòng cung cấp cho tôi thông báo từ chối [dịch vụ đã yêu cầu] để tôi có thể kháng cáo.

Hoặc:

Tôi không đồng ý với quyết định từ chối [dịch vụ đã yêu cầu]. Tôi miễn cưỡng tạm chấp nhận [dịch vụ thay thế]. Tôi tin rằng [dịch vụ đã yêu cầu] sẽ phù hợp với nhu cầu của mình hơn và tôi muốn có một cuộc họp IPP khác trong vòng 15 ngày để tiếp tục thảo luận việc thêm [dịch vụ đã yêu cầu] vào IPP của tôi.

Quý vị có thể đợi thông báo từ chối của trung tâm khu vực và nộp đơn kháng cáo, hoặc quý vị có thể yêu cầu một cuộc họp IPP khác trong vòng 15 ngày để tiếp tục trao đổi với trung tâm khu vực.

Trung tâm khu vực có phải cung cấp văn bản thông báo từ chối, giảm bớt hoặc chấm dứt dịch vụ cho tôi không?

Nếu trung tâm khu vực từ chối một dịch vụ mới mà quý vị yêu cầu, họ phải gửi văn bản thông báo từ chối cho quý vị trong vòng 5 ngày. Nếu họ cho biết họ muốn thay đổi hoặc chấm dứt dịch vụ mà quý vị đang nhận được, trung tâm khu vực phải cung cấp cho quý vị văn bản thông báo 30 ngày trước khi thay đổi hoặc chấm dứt. Thông báo này phải cho biết căn cứ thông tin và luật để trung tâm khu vực đưa ra quyết định, lý do cho quyết định của họ và cách quý vị có thể kháng cáo. Nếu trung tâm khu vực muốn giảm bớt hoặc chấm dứt bất kỳ dịch vụ nào mà quý vị đang nhận được, thông báo này phải cho quý vị biết thời điểm diễn ra thay đổi đó.

Tôi có thể làm gì để duy trì các dịch vụ hiện tại trong khi kháng cáo quyết định giảm bớt hoặc chấm dứt các dịch vụ đó của trung tâm khu vực?

Nếu quý vị muốn phản đối quyết định từ chối và giữ dịch vụ hiện tại, hãy gửi kháng cáo trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được văn bản thông báo của trung tâm khu vực và quý vị có thể giữ các dịch vụ hiện tại trong quá trình kháng cáo. Đây được gọi là “trợ cấp thanh toán trong khi chờ đợi”. Nếu quý vị không gửi kháng cáo trong vòng 10 ngày, điều đó không có nghĩa là việc kháng cáo của quý vị bị muộn. Quý vị có tối đa 30 ngày để nộp đơn kháng cáo. Tuy nhiên, nếu quý vị nộp đơn muộn hơn 10 ngày sau khi nhận thông báo của trung tâm khu vực, quý vị không thể giữ các dịch vụ hiện tại trong quá trình kháng cáo.

Điều gì sẽ xảy ra nếu trung tâm khu vực không cung cấp thông báo cho tôi?

Quý vị có thể kháng cáo kể cả khi không nhận được thông báo. Hãy yêu cầu thông báo, bởi vì thông báo này cung cấp cho quý vị thông tin quan trọng về lý do trung tâm khu vực từ chối, giảm bớt hoặc chấm dứt các dịch vụ của quý vị cũng như là căn cứ luật pháp để trung tâm khu vực làm điều đó. Thông tin này rất quan trọng và cần thiết với việc kháng cáo của quý vị, vì vậy hãy cố nhận thông tin này trước khi quý vị thực hiện quá trình kháng cáo. Nếu không nhận được thông báo, quý vị hãy liên hệ với điều phối viên dịch vụ. Nếu vẫn không nhận được thông báo, quý vị có thể nộp đơn khiếu nại hành chính (được gọi là khiếu nại Mục 4731) để buộc trung tâm khu vực cung cấp cho quý vị thông báo đầy đủ về quyết định của họ.