TIỂU BANG CALIFORNIA-CƠ QUAN SỨC KHỎE VÀ PHÚC LỢI
SỞ DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN
1600 NINTH STREET
SACRAMENTO, CA 95814
(916) 654-1958
Fax (916) 654-1913
NGÀY: NGÀY 8 THÁNG 12 NĂM 1998
KÍNH GỬI: TỔ CHỨC BÊN LIÊN QUAN
VỀ VIỆC: HƯỚNG DẪN CHUYỂN GIỮA CÁC TRUNG TÂM KHU VỰC
Tài liệu gửi kèm là phiên bản cuối cùng của Hướng Dẫn Chuyển Giữa Các Trung Tâm Khu Vực. Mục 4643.5 (c) trong Bộ Luật Phúc Lợi và Định Chế California yêu cầu việc phát triển những hướng dẫn này giúp đảm bảo “… quá trình chuyển tiếp dịch vụ và sự hỗ trợ từ một trung tâm khu vực sang trung tâm khu vực khác diễn ra suôn sẻ… “Chúng tôi xin cảm ơn tất cả quý vị đã cung cấp nhận xét về ba bản thảo trước đó của tài liệu này.
Vui lòng liên hệ với Dale Sorbello, trong đội ngũ nhân viên của tôi, theo số 916/654-1954, nếu quý vị có câu hỏi.
Tài liệu gửi kèm
Trân trọng, EILEEN
EILEEN M. RICHEY
Phó Giám Đốc
Phòng Dịch Vụ Cộng Đồng
HƯỚNG DẪN CHUYỂN KHÁCH HÀNG GIỮA CÁC TRUNG TÂM KHU VỰC
(Ngày 4 tháng 12 năm 1998)
Mục 4643.5 (c) trong Bộ Luật Phúc Lợi và Định Chế (Chương 294, Pháp Quy năm 1997, có hiệu lực ngày 18 tháng 8 năm 1997) nêu rằng “Sở phải phát triển hướng dẫn mô tả trách nhiệm của các trung tâm khu vực trong việc đảm bảo quá trình chuyển tiếp dịch vụ và sự hỗ trợ từ một trung tâm khu vực sang trung tâm khu vực khác diễn ra suôn sẻ, bao gồm nhưng không giới hạn ở, lập kế hoạch trước khi chuyển và quy trình giải quyết bất đồng để giải quyết những bất đồng giữa các trung tâm khu vực về trách nhiệm của họ liên quan đến việc chuyển giao dịch vụ quản lý trường hợp. “Hướng dẫn sau đây đại diện cho sự phản ứng của Sở với chỉ thị này.
Hướng Dẫn
- Quá trình chuyển tiếp được lập kế hoạch và điều phối phù hợp cho khách hàng chuyển giữa các khu vực phục vụ của trung tâm khu vực giúp giảm thiểu sự tổn thương tâm lý, thất vọng cũng như gián đoạn dịch vụ và sự hỗ trợ có thể xảy ra khi không có việc lập kế hoạch và điều phối đó. Do đó, tất cả các bên liên quan đến quá trình chuyển tiếp (trung tâm khu vực, khách hàng, gia đình, bên cung cấp, v.v.) cần phải làm việc theo cách thức phối hợp và cộng tác trước, trong và sau khi diễn ra quá trình chuyển giao.
- Lập kế hoạch trước hay trước khi chuyển giao khi có thể, là nền tảng để thành công chuyển tiếp khách hàng giữa các khu vực phục vụ của trung tâm khu vực. Khách hàng hoặc, khi thích hợp, cha mẹ, người giám hộ hợp pháp, người bảo hộ hoặc người đại diện được ủy quyền của họ cần truyền đạt sớm nhất có thể thông tin về những hoạt động chuyển đi đã lập kế hoạch tới trung tâm khu vực chuyển giao sớm nhất có thể. Cả trung tâm khu vực chuyển giao và tiếp nhận phải trao đổi thông tin và phối hợp, khi thích hợp, với các bên cung cấp và khách hàng/gia đình về việc chuyển đi đang chờ xử lý ngay khi đã xác định.
- Khi trung tâm khu vực biết rằng khách hàng/gia đình có kế hoạch chuyển đến một trung tâm khu vực khác, và nếu gia đình mong muốn gặp mặt, trung tâm khu vực chuyển giao phải liên hệ với trung tâm khu vực tiếp nhận và cuộc gặp hay cuộc họp qua điện thoại phải được tổ chức để thảo luận về các dịch vụ và sự hỗ trợ chuyển tiếp trong và sau khi chuyển. Việc truyền đạt thông tin giữa tất cả các bên liên quan phải đảm bảo có sự rõ ràng về ai chịu trách nhiệm cho (những) hoạt động chuyển giao nào, trách nhiệm có những nội dung cụ thể gì và khi nào diễn ra (những) hoạt động chuyển giao đã nêu.
- Quá trình chuyển giao giữa các trung tâm khu vực phải có sự phối hợp giữa các Trưởng Cố Vấn hoặc ở cấp tương tự thể hiện tầm quan trọng của trách nhiệm này.
- Việc cung cấp dịch vụ và sự hỗ trợ cho khách hàng hoặc gia đình của họ không được chậm trễ hoặc bị giữ lại bởi một trong hai trung tâm khu vực đang chờ chuyển giao hành chính trường hợp.
- Trung tâm khu vực chuyển giao phải giữ trách nhiệm tài chính và quản lý trường hợp cho khách hàng cho đến khi trung tâm khu vực tiếp nhận thực sự chịu các trách nhiệm đó. Trung tâm sẽ được coi là “thực sự chịu” trách nhiệm khi điều phối viên dịch vụ mới đã được xác định, kế hoạch chương trình cá nhân (IPP) hoặc kế hoạch dịch vụ gia đình cá nhân (IFSP) mới hoặc sửa đổi đã được phát triển và khách hàng đang nhận các dịch vụ và sự hỗ trợ đã liệt kê trong IPP hoặc IFSP mới hoặc sửa đổi.
- Khách hàng chuyển vào khu vực phục vụ của trung tâm khu vực mới phải có cùng cơ hội nhận các dịch vụ và sự hỗ trợ như những khách hàng hiện tại. Trung tâm khu vực chuyển giao và tiếp nhận phải nỗ lực tối đa để đảm bảo cả dịch vụ chung và dịch vụ do trung tâm khu vực tài trợ phải được cung cấp không bị thiếu sót hoặc chậm trễ.
- Khi có bất đồng giữa các trung tâm khu vực về việc chuyển giao trường hợp, trung tâm khu vực chuyển giao sẽ giữ trách nhiệm tài chính và quản lý trường hợp cho đến khi những vấn đề đó được giải quyết. Các dịch vụ của khách hàng/gia đình không bao giờ bị dừng cung cấp do tranh chấp giữa các trung tâm khu vực.
- Trung tâm khu vực phải đảm bảo các chính sách và cách làm của họ tuân thủ các điều khoản theo luật định có thể liên quan đến các hoạt động chuyển giao khách hàng. Một vài điều khoản trong số này bao gồm nhưng không giới hạn ở các mục sau: Bộ Luật Phúc Lợi và Định Chế § § 4418.3. 4519, 4643.5, 4646.5 (a)(4), 4648 (a)(I0), 4652, 4805, 5008 (d), 42 Bộ Luật Quy Định Liên Bang §§ 482.61 (e), 482.62 (a)(4), và 482.62 (g)(2).
Quy Trình Giải Quyết Tranh Chấp
Các quy trình sau đây được khuyến nghị trong trường hợp có tranh chấp về việc chuyển giao khách hàng hoặc tiền tài trợ giữa một trung tâm khu vực với trung tâm khu vực khác.
- Các trung tâm khu vực phải cố gắng giải quyết tất cả tranh chấp về việc chuyển giao ở cấp địa phương.
- Nếu không thể giải quyết, một trong hai trung tâm khu vực hoặc khách hàng hay người đại diện được ủy quyền của khách hàng có thể yêu cầu Phó Giám Đốc của Phòng Dịch Vụ Cộng Đồng, Sở Dịch Vụ Phát Triển, xem xét trường hợp và đưa ra quyết định.
- Yêu cầu Sở can thiệp phải được gửi bằng văn bản. Bản sao thư này phải được cung cấp cho trung tâm khu vực còn lại, hoặc cả hai trung tâm khu vực khi yêu cầu xem xét trường hợp được khách hàng hay người đại diện được ủy quyền của khách hàng thực hiện, và cho bất cứ bên liên quan nào khác.
- Các trung tâm khu vực liên quan phải cung cấp cho Sở văn bản giải thích lập trường tương ứng của họ trong vòng năm ngày làm việc. Văn bản giải thích có thể được gửi theo phương thức điện tử. Sở có thể yêu cầu thông tin bổ sung nếu cần. Sở có thể thực hiện cuộc họp qua điện thoại với các trung tâm khu vực liên quan thay vì, hoặc bên cạnh, việc nhận văn bản thông tin.
- Phó Giám Đốc, hay người được họ chỉ định, sẽ cung cấp văn bản ý kiến về trường hợp chuyển giao và/hoặc tiền tài trợ bị tranh chấp trong vòng 30 ngày sau khi nhận tất cả thông tin cần thiết từ các bên liên quan để đưa ra quyết định. Quyết định của Phó Giám Đốc sẽ ràng buộc các trung tâm khu vực liên quan trong phạm vi vấn đề tranh chấp đòi hỏi việc thực thi luật hiện tại hoặc điều khoản trong hợp đồng của Sở với trung tâm khu vực.
Không một điều nào trong quy trình giải quyết tranh chấp này thay thế được quy trình khiếu nại có trong Bộ Luật Phúc Lợi và Định Chế § 4731, cho quy trình phiên điều trần công bằng dành cho khách hàng theo Bộ Luật Phúc Lợi và Định Chế § 4700 và các mục tiếp theo.